Правила оформления реквизитов документов
Рассмотрим порядок оформления реквизитов в соответствии с требованиями стандарта. Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации Реквизит 02 – Герб субъектов Российской Федерации Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их систему, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Не допускается изображение Государственного герба Российской Федерации и герба субъектов Российской Федерации на бланках организаций, предприятий и учреждений с негосударственной формой собственности. Изображение герба при продольном (центровом) расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом (флаговом) расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организацииавтора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Реквизит –03 – Эмблема организации Эмблема организации – это символическое, графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, или фирмы. Эмблема организации может состоять из графически оформленных начальных букв названия организации, либо из рисунка, отражающего главные направления ее деятельности. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания). Размеры эмблемы не ограничены. Эмблема не воспроизводится на бланках, на которых изображены Государственный герб Российской Федерации и герб субъектов Российской Федерации. Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ, если это постоянный корреспондент, придает эстетичный вид бланку. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. Изображение эмблемы организации при продольном (центровом) расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля над серединой строки с наименованием организацииавтора, а при угловом (флаговом) расположении реквизитов – в левой части верхнего поля бланка на уровне названия организации. Реквизит –04 – Код организации Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Этот код имеют все зарегистрированные предприятия. Реквизит – 05 – Код формы документа Код формы документа проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Реквизит – 06 Наименование организации – автора документа Наименование организации – автора документа обязательный реквизит на бланке любой организации, предприятия, фирмы. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении об организации). На бланке организации оно приводится в именительном падеже. Ниже полного наименования организации приводится сокращенное, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование филиала, представительства, структурного подразделения указывается в тех случаях, если оно является автором документа, автором документа может выступать также должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностных лиц проектируются только в тех случаях, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках. Над наименованием организации более мелкими буквами указывается вышестоящая организация, в систему которой входит данная организация. Вышестоящая организация указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение. Реквизит – 07 Справочные данные об организации Этот реквизит указывается только в служебных письмах. В состав этого реквизита могут входить индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, факса, адрес электронной почты и WWW страницы, номера счетов в банке. Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения. Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи. Реквизит – 08 – Наименование вида документа Один из важнейших реквизитов, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа должно соответствовать видам документов, предусмотренных Унифицированной системой организационнораспорядительной документации (УСОРД). Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами, например, «П Р И К А З». Реквизит – 09 – Дата документа Дата – один из основных реквизитов документа, которые обеспечивают ему юридическую силу. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы над документом. Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу. Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания. Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметки для автоматического поиска документа. В организационнораспорядительных документах дата оформляется цифровым способом. На нее отведено 10 знаков восемь цифр (по две на число и месяц, четыре на год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 01.02.2001, 28.06.2001. Словесноцифровой способ оформления дат применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Например, 16 ноября 2001 г. Дата оформляется без кавычек. Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например, 2001.09.15. В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты. При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число проставляется руководителем, подписывающим документ. Реквизит – 10 – Регистрационный номер документа Цифровое или буквенноцифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрационный номер позволяет осуществить поиск документа. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года ( с января по декабрь). В учебных заведениях регистрация внутренних документов может вестись по учебным годам. Регистрационный номер входящих и исходящих документов, кроме порядкового номера, чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, места хранения документа и номера дела по номенклатуре дела, куда подшит документ (или копия отправляемого документа). Например: 0115/89, где 01 индекс структурного подразделения (например, приемная), 15 номер дела по номенклатуре, 89 – порядковый номер отправляемого документа. На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо). Реквизит –11 Ссылка на регистрационный номер и дату документа Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ. Она проставляется только на ответных письмах. Данный реквизит полностью переписывается из инициативного письма и включает его исходящий регистрационный номер и дату. Оформляется следующим образом: На № 0213/56 от 04.09.2000 сообщаем и далее по тексту. Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае будет полная информация, как и что, писали, и полностью ли учтена просьба и предложение Реквизит –12 – Место составления или издания. В общем бланке организации на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. Этот реквизит обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 06 и 07. Место составления или издания указывается в соответствии с административнотерриториальным делением России. Однако этот реквизит не указывается, если он входит в название организации. Например, Томская Православная Духовная семинария, не указывает реквизит 12, а ОАО «Ролтом» должен указать г. Томск В бланке для письма этот реквизит входит в реквизит «Справочные данные об организации». Реквизит –13 Гриф ограничения доступа к документу На первой странице документа в правом верхнем углу может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у правой верхней границы текстового поля без кавычек, отметками: ДСП (для служебного пользования), Секретно, Совершенно секретно, Подлежит возврату, Конфиденциально, КТ (коммерческая тайна). Реквизит – 14 – Адресат Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, производится на исходящих документах, на документах, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания). Реквизит «адресат» может состоять из наименования учреждения (в именительном падеже), наименования структурного подразделения (в именительном падеже), указание должности получателя (в дательном падеже), И.О. Фамилии (в дательном падеже), почтовый адрес. Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 910 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые не ставятся. Центрирование проводится по самой длинной строке. При адресовании документа лицам, имеющим ученые, военные или духовные звания эти звания указываются перед инициалами и фамилией. Например, Томский государственный университет исторический факультет отделение документоведения зав. кафедрой проф. А.Г. Петровой. Или Его Высокопреосвещенству Владыке Димитрию Архиепископу Тобольскому и Тюменскому И далее почтовый адрес При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций, например, Директорам школ, или Настоятелям приходов При отправке документа в разные организации реквизит «адресат» не должен содержать более 4 адресов. Если их больше, то составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес проставляется в соответствии с Постановлением Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» от 26.09.1997 №, 1239, которое закрепило следующий порядок: написания почтовых адресов: наименование адресата (И.О. Фамилия для физических лиц), название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта (города, поселка и т.п.), название области, края, автономного округа (области), республики. Адресуя документ руководителю организации, оформляется адресат следующим образом: указывается должность, и.о. фамилия, почтовый адрес, например, Председателю Томской городской Думы О.Н. Плетневу, пр. Ленина, д.73, г. Томск, 634050. В таком же порядке пишется адрес отправителя: пр. Кирова, 76, г. Томск, 634041 Адрес обязательно проставляется на документах, направляемых частным лицам. При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес не указывается Реквизит –15 Гриф утверждения документа После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу (Приложение В). Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом или специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом). В случае утверждения документа должностным лицом, гриф состоит, из слова УТВЕРЖДАЮ, написанного прописными буквами без кавычек, указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. При утверждении документа другим документом, гриф состоит из слов, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждаемого документа в творительном падеже, его даты и номера. Например, Реестр кредиторов УТВЕРЖДЕН протоколом собрания кредиторов 22 ноября 2001 г. № 3, программа курса «Документоведение» УТВЕРЖДЕНА решением педагогического совета ТДС 25 августа 2000 г. № 17. В духовных учреждениях вместо слова УТВЕРЖДАЮ, используется слово, БЛАГОСЛОВЛЯЮ. Располагается гриф утверждения (благословения) на общем бланке организации и бланке конкретного вида документа (кроме письма) в правой верхней части документа (на месте адресата в бланке письма). При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают параллельно друг другу (слева и справа) на одном уровне. Реквизит –16 – Резолюция Резолюция «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса, например, «Благословить зачислить на 3 курс», «Выделить 300 рублей», «Отказать», или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: фамилия, инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата. Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей указывается ответственным и указывается в списке первым (без отметки «ответственный»). Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «адресат» и «текст». Допускается оформление «резолюции» на отдельном листе бумаги. При создании таких листковрезолюций их подшивают в дело вместе с письмом (не приклеивая к письму и не скрепляя их с письмом металлической скобой или скрепкой). Резолюция является основанием для взятия документа на контроль. Срок исполнения документа берется из резолюции. Реквизит –17 – Заголовок к тексту Обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения является заголовок к тексту. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например, письмо – об открытии фирмы, приказ о реорганизации предприятия. В таких документах как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например, протокол собрания акционеров, правила внутреннего распорядка. Заголовок размещается в левом верхнем углу документа над текстом и значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148*210): извещения, телеграммы, сопроводительные письма. Реквизит – 18 – Отметка о контроле Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль», проставленного цветным карандашом или специальным штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка. Ее цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется. Реквизит –19 – Текст документа Содержательная часть документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из 2 частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй части – заключения, решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, текст приказа, может содержать одну распорядительную часть без констатирующей, письмо, заявление может содержать просьбу, без пояснения, справки, докладные записки – оценку фактов, выводы. К текстам служебных документов предъявляются следующие требования: краткость и четкость изложения информации; объективность и достоверность информации; составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними; структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение. Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов. При составлении текстов служебных документов используется деловой стиль со специфическими признаками: нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, краткость текста, употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…, проверкой установлено, что…), безличный характер изложения текста, употребление специальных терминов, использование сокращенных слов, исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем, справка дана настоящая), исключение заимствованных слов Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них. Наиболее краткой и наглядной формой изложения документа является таблица. Над таблицей помещают заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» (без кавычек) и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты, наименование документа, автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок. В распорядительных документах, составленных на правах единоначалия, текст документа пишется от первого лица единственного числа приказываю; в распорядительных документах коллегиальных органов текст документа пишется от 3 лица единственного числа педагогический совет постановляет, решил; текст протокола излагают от 3 лица множительного числа – слушали, выступили, постановили; в письмах – просим направить, направляем на рассмотрение, считаю необходимым, прошу выделить, министерство не возражает и др. Реквизит –20 – Отметка о наличии приложений Отдельные служебные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. Если в тексте упомянуто приложение, то отметка об их наличии оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 3 экз. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы прямо от поля документа всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если приложения в тексте не названы, их перечисляют в отметке о приложениях, с указанием наименования, количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют (без знака №). Например, Приложение: 1. Программа курса «Современное делопроизводство» на 10 л. в 3 экз. 2. Отзыв на программу курса «Современное делопроизводство» на 4 л. в 2 экз. При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров. Например, Приложение: 1. Программа на 10 л. в 3 экз. 2. Отзыв на 4 л. в 2 экз. Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то отметку о наличии приложений оформляют по форме: Приложение: письмо Минздрава РФ от 12.04.2000 № 0112/183 и приложение к нему, всего на 5 л. Если приложение направляется не всем адресатам, указанным в документе, то оно оформляется по форме: Приложение: на 4 л. в первый адрес. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например, Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах, в 3 экз. Документыприложения должны иметь в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются, например, Приложение 1 к приказу Министра здравоохранения России от 12.06.2001 № 32 Реквизит –21 Подпись Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. Подпись это один из основных способов удостоверения документа. В состав реквизита «подпись» входит наименование должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия (без кавычек и скобок). В вузах, научных и духовных учреждениях, учреждениях культуры, военном ведомстве наряду с должностью указываются ученая степень и звание. На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагают одна под другой, в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям (руководитель предприятия и главный бухгалтер), если документ подписывают лица, занимающие равные должности, то их подписи располагают рядом , например, при подписании договоров, контрактов. Документы, составляемые коллегиальными органами, например, протоколы подписывают председатель и секретарь. Их подписи разделяют два межстрочных интервала. Документы создаваемые комиссиями, например, акты подписывает вначале председатель, а затем ее члены в порядке алфавита фамилий. Подписывают, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименования учреждения, например, Директор Всероссийского научноисследовательского института документоведения и архивного дела личная подпись С.В. Ларин Если должностное лицо, подпись которого была заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должности, необходимо внести в документ исправления и указать должность лица, которое будет подписывать документ и расшифровку его личной подписи. Реквизит – 22 –Гриф согласования документа Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующими законодательным и нормативным актам, является по существу , оценкой проекта. Согласование проводится внутри учреждения (визирование документа) и вне его. Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа. Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с другим документом, чаще всего письмом, протоколом В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО (написанного прописными буквами, без кавычек) указывается наименования должности лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи и даты. Например, СОГЛАСОВАНО Настоятель храма Рождества Христова Протоиерей (подпись) Иоанн (Григорьев) 29.12.2001 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического Совета ТДС 01.02.2001 № 3 или СОГЛАСОВАНО Письмо Госкомстата России 07.03.2001 № 0215/134 Место грифа согласования документа ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа. При необходимости согласование с несколькими организациями может оформляться на отдельных листах, Согласованный документ направляется для подписания. Реквизит – 23 – Виза согласования документа Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Такими службами могут быть заместитель руководителя, финансовые или юридические отделы Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из личной подписи визирующего, ее расшифровки и даты, иногда указывается и должность. В случае несогласия с документом, наличии замечаний и дополнений к проекту, они излагаются на отдельном листе. Виза оформляется после подписи или на левом поле документа, который будет оставлен в учреждении Например, Главный бухгалтер (подпись) Н.Н. Полякова 03.04.2001 Если к проекту документа имеются замечания, то виза согласования оформляется на отдельном листе Замечания прилагаются Подпись, расшифровка подписи, дата Реквизит – 24 Печать Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая (или приравненная к ней) печать и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Гербовая печать проставляется на документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (Приложение Г). Приравненная к ней печать, используемая в негосударственных учреждениях, проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.д.). Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения печати, кроме гарантийных писем. Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица подписывающего документ и его личной подписи. Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляют на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов. Реквизит – 25 – Отметка о заверении копий В учреждении часто приходится заверять соответствие документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись документа». На основании требований ГОСТ Р 6.3097 она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например, Верно Секретарь личная подпись, расшифровка подписи Дата Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью, Реквизит –26 – Отметка об исполнителе Реквизит оформляется в письмах, он необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне первого листа документа ближе к нижнему полю или на оборотной стороне листа. Оформляется отметка одним из способов: указывается фамилия и телефон исполнителя, или указывается фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя. Например: Быкова Людмила Васильевна 411876 Реквизит – 27 –Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Данный реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка проставляется на первом листе исполненного документа на нижнем поле в левой его части и включает в себя слова В дело, № дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя, дата. Например, В дело 0212, личная подпись 14.12.2001. Реквизит – 28 – Отметка о поступлении документа в организацию При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. Она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка проставляется резиновым штемпелем, то она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ. Например, ТДС 15.12. 2000 № 149 или 15.12.2000 № 149 Реквизит – 29 –Идентификатор электронной копии документа Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делаются об этом специальные отметки. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, а также другие поисковые данные. Отметка располагается на каждом листе документа внизу на левом поле. Таким образом, ГОСТ Р 6.3097 установил необходимый состав реквизитов документов, требования к их месторасположению, разработал виды бланков для организационнораспорядительной документации. Соблюдение Стандарта гарантия правильности создания и оформления документа, придание ему юридической силы.
Похожие рефераты:
